Как официально оформить сотрудника в ИП: основные особенности

Успешные индивидуальные предприниматели приходят к тому, что нужно расширять штат. Для найма сотрудников нужно соблюсти ряд формальных процедур, установленных трудовым и налоговым кодексами РФ. Нарушение правил оформления грозит предпринимателю серьёзными штрафами и административными наказаниями.

Основные этапы приёма сотрудника в ИП

Кадровое делопроизводство у индивидуального предпринимателя в целом соответствует общим правилам трудового законодательства.

«ИП обязан вести трудовые договоры, личные карточки, учитывать рабочее время, предоставлять отпуска и выполнять иные обязательные кадровые процедуры, как и организации», — рассказал юрист Юрий Митин.

Шаг 1. Подготовка документов

Перед приёмом нового сотрудника ИП должен подготовить перечень документов:

• трудовую книжку сотрудника. Если сотрудник впервые устраивается на работу, предприниматель обязан завести новую книгу;
• личный листок по учёту кадров. Туда вносят сведения о сотруднике;
• приказ о приёме на работу;
• договор — трудовой или ГПХ, в зависимости от характера выполняемых работ.

«Необходимые документы также должен предоставить потенциальный сотрудник. В их число входят документы, удостоверяющие личность — паспорт, трудовая книжка, если есть, СНИЛС и, если это требует ситуация, — дополнительные документы, например медицинская справка для несовершеннолетних», — пояснил Юрий Митин.

Одновременно с этим работодатель обязан получить от сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных.

Если речь идёт о трудоустройстве иностранца, потребуется разрешение на привлечение иностранной рабочей силы.

Шаг 2. Заключение трудового договора

Трудовой договор — это основной документ, регулирующий отношения между работодателем и сотрудником. Предприниматель заключает трудовой договор письменно. В документе должны быть прописаны условия труда, график работы, размер заработной платы, должностные обязанности и прочие значимые моменты.

Закон не устанавливает обязательной формы для такого договора, а значит индивидуальный предприниматель может использовать как типовой образец, так и разработать его самостоятельно, главное — чтобы в договоре были отражены все обязательные условия, предусмотренные Трудовым кодексом: трудовая функция, условия оплаты, рабочее время и иные гарантии. В случае если у предпринимателя есть внутренние правила или инструкции, с ними сотрудника знакомят до подписания трудового договора.

«После подписания трудового договора предприниматель по своему усмотрению издаёт приказ о приёме работника на работу — он может сделать это в любой форме. Затем он оформляет личную карточку сотрудника, а если сотрудник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки — вносит в неё соответствующую запись. При необходимости ИП также осуществляет оформление СНИЛС для сотрудника, если тот трудоустроился впервые», — объяснил юрист.

Шаг 3. Регистрация в государственных органах

Предприниматель обязан уведомить о найме сотрудника государственные органы:

• Пенсионный фонд РФ (ПФР) — подача сведений о застрахованных лицах и уплате страховых взносов.
• Фонд социального страхования (ФСС) — регистрация страхователя и уплата соответствующих взносов.
• Налоговые органы — предоставление отчётности по НДФЛ и социальным взносам.

Для регистрации в фондах нужно подать заявление установленной формы, его должен подписать ИП либо уполномоченный представитель.

Шаг 4. Выполнение обязанностей работодателя

После официального устройства сотрудника индивидуальный предприниматель становится полноценным работодателем и несёт ответственность перед законом. В его обязанности входит:

• обеспечение безопасности условий труда;
• своевременная выплата зарплаты сотрудникам;
• предоставление отпусков и больничных листов;
• уплата налогов и сборов в установленные сроки.

Особенности оформления сотрудников на патент

Многие индивидуальные предприниматели работают на специальном режиме — патентной системе налогообложения (ПСН). Этот режим упрощает ведение бизнеса, но есть некоторые особенности при найме сотрудников:

• ИП на ПСН могут нанять не более 15 сотрудников;
• зарплатные налоги рассчитываются отдельно от налога по патенту;
• для каждого сотрудника придётся вести учёт доходов и расходов, связанных именно с ним.

Принимая решение о расширении штата, ИП должен учитывать ограничения своего налогового режима и заранее планировать налогообложение новых сотрудников.

Ответственность за нарушение процедуры оформления

За несоблюдение требований законодательства предусмотрены штрафы и санкции:

• За несвоевременную регистрацию в ПФР и ФСС начислят штраф до 5 000 ₽.
• Неправильное начисление и удержание налогов влечёт взыскание пени и доначисления сумм НДФЛ.
• Незаключение трудового договора грозит привлечением к административной ответственности вплоть до приостановления деятельности ИП.

Эти меры направлены на защиту прав работников и обеспечение прозрачности ведения бизнеса.

Оформление сотрудников по договорам ГПХ

Помимо классического трудового договора, ИП может заключить с физическим лицом договор гражданско-правового характера (ГПХ). Такой вариант подходит, если работа носит разовый характер или выполнение конкретных услуг.

Однако договоры ГПХ имеют свою специфику:

• Работники не получают оплачиваемых отпусков и больничных.
• Работодатель не обязан уплачивать взносы в ФСС.
• Расчёт производят исключительно по факту выполненных работ.

Важно помнить, что налоговые органы внимательно следят за случаями маскировки фактического трудоустройства договором ГПХ, поэтому не стоит злоупотреблять таким договором.

Какие штрафы грозят ИП за нарушения в оформлении сотрудников

Государство контролирует соблюдение трудового законодательства, поэтому за допущенные ошибки возможны следующие штрафы:

• За непостановку на налоговый учёт — до 20% от неуплаченных налогов;
• За непредоставление данных в ПФР и ФСС — от 1000 до 5000 ₽;
• Нарушения сроков выдачи расчётных листков — до 50 тыс. ₽;
• Отсутствие письменного трудового договора — до 100 тыс. ₽, плюс возможное приостановление деятельности сроком до трёх месяцев.

Как минимизировать риски получить штраф — практические советы

• Храните копии всей обязательной документации (контракты, справки, личные карточки сотрудников);
• Проводите регулярные сверки данных с ФНС, ПФР и ФСС;
• Пользуйтесь специализированными сервисами и приложениями для облегчения бухучёта и начисления зарплат;
• Организуйте внутренний контроль качества исполнения обязательств по отношению к персоналу.

Оформление сотрудника в ИП требует соблюдения трудового законодательства и своевременной подачи документов в контролирующие органы. Также стоит вести кадровый учёт и своевременно платить налоги и взносы, чтобы избежать штрафов. При возникновении сложностей обратитесь за помощью опытного бухгалтера или юриста.